細切れ時間を有効活用

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出張中だからといって、一日中拘束されているわけではありません。
合間合間の細切れの時間、それがたとえ1時間程度の時間であっても有効に使いましょう。
理由は、出張中に発生した仕事をオフィスに持ち帰らないことで、出張から帰ってきた後には通常の業務に集中するためです。
細切れの時間を利用して、紙の書類をデータ化したり、名刺の整理を行いましょう。

紙の書類をデータ化

紙書類
出張の合間の細切れの時間を利用して、紙の書類をデータ化する作業を行いましょう。
方法としては、ポータブルスキャナを持参することによって、新たに増えた書類をどんどんデータ化していくのです。
データ化すると、荷物を減らせるだけではなく、出張から帰った後にも書類を見つける手間を省くことができます。
スキャンした後のPDFファイルは、後から探しやすいよう、きちんとファイル名をつけてパソコンの中で整理することをお勧めします。

名刺の整理

名刺
出張中にもらった名刺を、紙の書類と同じくデータ化しましょう。
データ化をすることによって、出張から帰ってきた時に必要な情報をすぐに見つけることができます。
方法としては、エクセルなどに、社名、役職名、氏名、連絡先などを入力しましょう。
エクセルのデータをもとに、携帯端末でいつでもどこでも閲覧ができるようにデータベース化しておくのもいいでしょう。

注意点

注意が必要なのは、データ元の名刺も捨てないことです。
いくらデータ化しても、何かの拍子にデータが破損する可能性もあります。
万が一のバックアップとして、ファイリングしておきましょう。
また、名刺はその人の人柄やカラーを示すものとして重要な情報源となることもあります。
相手に会う機会の前には、その人の名刺を確認することも、事前準備になるかもしれません。

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