出張の荷物を少なくするには

出張先でも、オフィスと同じような環境で仕事をする=ノマドワーキングには、出張の荷物をできるだけ少なくすることが大切です。
特に、紙の資料は枚数が重なると、意外と大きな荷物になるので、名刺その他の紙の書類はデータ化してDropboxに取り込んでおきましょう。

Dropboxに取り込んでおくべきもの

• 名刺リスト
• 自分がよく使う書類(見積書、契約書、稟議書、出張報告書、出張精算書、お礼状など）のひな型（お客様に提出する提案書などの必要最低限の書類以外の紙書類）

名刺リスト

名刺の束を出張にもっていくと、荷物が非常に重くなるとともに、大切な顧客データを紛失する可能性もあります。

そのため、エクセルで作成した名刺リストをDropboxに入れて、出張中に必要になったら取り出せるようにしましょう。

名刺はスマートフォンのアプリでリスト化して持ち歩くことも可能ですが、この方法ではスマートフォン以外の端末ではリストを見ることができません。

そのため名刺データは、エクセルでリスト化したものをDropboxで管理するようにしましょう。

自分がよく使う書類のひな型

見積書、契約書、稟議書、出張報告書、出張精算書などの自分が頻繁に使うだろうという書類は、あらかじめDropboxに入れておきましょう。

見積書や契約書をいつでも取り出せる状態にしておくことで、急に商談相手の希望で必要になった時にも、ひな型をもとにその場で作成したものを手渡すことができます。

出張報告書や出張精算書は、いつでも作成する用意をしておくことで、出張の合間、移動時間などでも作成することができます。